Starszy asystent/starsza asystentka

Warunki pracy

- praca administracyjno-biurowa w systemie codziennym,

- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie,

- narzędzia i materiały pracy – komputer, drukarka, kserokopiarka, niszczarka, skaner,

- praca pod presją czasu,

- praca wymaga kontaktów bezpośrednich, telefonicznych i e-mailowych,

- budynek nie jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, - brak windy,

- nie występują szkodliwe oraz niebezpieczne warunki pracy,

- praca w siedzibie Urzędu,

- stanowisko związane jest z wyjazdami służbowymi,

- współpraca z innymi instytucjami, m.in. Komendą Wojewódzką PSP, Państwową Inspekcją Pracy oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,

- obsługa systemów komputerowych obowiązujących w zakładzie pracy

Zakres zadań

• prowadzenie spraw z zakresu organizacji kancelarii ogólnej i sekretariatu Komendy Powiatowej PSP w Głogowie,
• prowadzenie spraw z zakresu obsługi EZD,
• przyjmowaniem, rejestrowaniem oraz wysyłaniem korespondencji służbowej,
• obsługą połączeń telefonicznych, udzielaniem informacji oraz przekierowywanie rozmów do odpowiednich komórek merytorycznych,
• redagowaniem pism oraz prowadzeniem bieżącej korespondencji urzędowej,
• prowadzenie spraw z zakresu dodatkowego zajęcia zarobkowego poza służbą funkcjonariuszy Komendy Powiatowej PSP w Głogowie,
• ewidencjonowanie wydanych decyzji, zarządzeń, rozkazów i wytycznych Komendanta Głównego, Wojewódzkiego i Powiatowego,
• organizowanie współpracy z terenowymi organami administracji publicznej, innymi podmiotami, instytucjami i jednostkami ochrony przeciwpożarowe,
• organizowanie odpraw służbowych, narad i konferencji z udziałem Komendanta Powiatowego,
• w zastępstwie prowadzenie akt osobowych pracowników cywilnych i funkcjonariuszy Komendy Powiatowej,
• prowadzenie spraw z zakresu archiwizacji dokumentów Komendy Powiatowej PSP w Głogowie,
• sporządzanie planów pracy Komendy Powiatowej PSP w Głogowie na podstawie cząstkowych planów pracy sporządzanych przez poszczególnych naczelników wydziałów,
• prowadzenie spraw z zakresu profilaktyki zdrowotnej pracowników i funkcjonariuszy Komendy Powiatowej PSP w Głogowie,
• wykonywanie innej pracy zleconej przez Komendanta Powiatowego PSP.

Wymagania niezbędne

• Prawo jazdy kat. B
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość obsługi systemu EZD
• Kurs kancelaryjno-archiwalny
• Zdyscyplinowanie, systematyczność i dokładność
• Umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach i praca pod presją czasu
• Biegła obsługa komputera, pakietu biurowego MS Office (w szczególności Word, Excel) oraz urządzeń biurowych
• Obsługa narzędzi do organizacji pracy służących do planowania spotkań, zarządzania zadaniami
• Dobra organizacja własnej pracy, umiejętność planowania i zarządzania czasem
• Wielozadaniowość
• Umiejętność nawiązywania kontaktu i prowadzenia konwersacji
• Łatwość pisania i prowadzenia korespondencji
• Wysoki poziom kultury osobistej, etykiety i savoir-vivreu